Namun sayang, fitur ini acap kali dimanfaatkan oleh para pelaku kriminal siber untuk melancarkan aksi serangan phishing. Mereka akan mengirimkan email spam ke database potensial milik korban. Lambat laun database itu akan menjadi kurang berguna oleh sebab separuhnya sudah tidak lagi digunakan.
Tapi disaat ada orang yang memberi balasan melalui alamat email tersebut, maka spammer akan mengetahui bahwa email tersebut masih aktif. Kemudian menurut Kaspersky Lab., mereka akan mengirimkan pesan spam dalam jumlah yang banyak.
Sementara itu, dengan fitur auto-reply, seorang pelaku kriminal dapat juga memperoleh informasi yang berasal dari si pengirim, misalnya nama, jabatan, atau bahkan kontak telepon.
Hingga akhirnya, seluruh informasi yang didapatkan oleh mereka akan digunakan untuk menyerang. Begitulah para pelaku kriminal siber dalam melakukan serangan spear phishing.
Tindakan Apa Yang Harus Dilakukan Untuk Mencegahnya?
Hal pertama yang dapat dilakukan oleh sebuah perusahaan dalam mencegah masalah yang muncul akibat fitur auto reply adalah dengan menentukan siapa saja pegawai yang benar-benar membutuhkan fitur tersebut.
Apabila terdapat seorang pegawai yang hanya bertanggung jawab terhadap beberapa klien, maka sebaiknya cara menyampaikan informasinya kepada para klien cukup melalui telepon saja.
Sedangkan bagi pegawai yang memiliki tugas yang digantikan oleh orang lain sebagai rekannya, maka sebaiknya perusahaan dapat langsung mengambil tindakan dengan mengalihkan email masuk ke karyawan yang sedang berlibur atau mengambil cuti ke karyawan yang berperan sebagai penggantinya.
Baca juga: Cara Mudah Mengatasi Microsoft Office Word Yang Lambat
Bagi pegawai tertentu, ia dapat membuat dua jenis balasan untuk fitur auto reply, yaitu terkait balasan untuk internal dan eksternal perusahaan. Pada email auto reply yang ditujukan untuk rekanan perusahaan, ia dapat menyampaikan informasi yang cukup detail.
Akan tetapi, pada pesan balasan yang ditujukan untuk klien dari luar, sebaiknya memberi informasi secukupnya saja.
Jangan sekali-kali memberikan rincian informasi pada fitur auto reply yang berkenaan dengan nama segmen produk pelanggan, kontak telepon kolega, informasi mengenai tempat karyawan berlibur, atau informasi detail lainnya.